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了解新加坡的公司秘书角色和责任
新加坡公司法令强制规定每家公司都要任命一名公司秘书。公司秘书是公司的合规人员，并负责确保董事会成员了解他们对公司的义务责任（包括遵守法律、公司治理要求和上市规则）。
委任公司秘书
根据2014年公司法令（修正案）第88条文，新加坡的每家公司都必须任命一位或多位公司秘书。
公司秘书的资格条件：
- 自然人
- 他或她是新加坡的居民
- 具有相关经验、学术和专业资格
- 在任命之日，注册局不得有他/她的任何禁令（当局可以禁制违反法令相关条文的公司秘书）。
- 他或她不是该公司的唯一董事。
公司秘书该具备什么？
- 秘书必须能够在快速变化的商业环境中做出有效率的决策。
- 公正。
- 他或她必须充分了解与公司有关的最新法规。
公司秘书的角色
- 保持公司的正式注册和记录
- 安排股东和董事会议
- 提交法定所要求的所有必要文件并归档
- 筹备会议时提供行政支持
- 为董事会提供全面的合法和行政支持
- 协助执行公司战略，确保董事会的决策得到适当的执行和沟通
- 确保公司履行其所有的法律义务
- 了解法定和监管的义务与相关发展和变化
- 与股东充分沟通
公司秘书的责任
1. 维持合法注册
公司秘书需要负责维持和更新公司的合法注册，例如大股东的注册、收费注册以及会员注册。
2. 保管公司印章
公司秘书是确保公司印章得到安全保管以及被正确使用。
3. 通知会议和议程
公司秘书的职责之一是将会议通知发给公司成员和股东。此外，他或她必须准备议程、准备会议记录并组织这些会议。
4. 遵守公司章程
公司秘书必须确保公司及其董事一直遵守公司章程条款。
5. 准备账目
公司秘书负责确保公司账目符合公司法令的规定（秘书必须向当局提交这些报表）。
6. 向当局提交法定表格
公司秘书须在指定时限内向注册局提交所需的申报表及表格，例如提交年度报告、提交股份配发申报书（return of allotment）及提交委任董事或董事辞职通知书等等，都是属于秘书的职责范围。
7. 确保公司有保险
公司秘书的另一项职责是确保公司、董事、高级职员以及办公室和职员有恰当的保险。
除了遵守公司法规定的职责外，公司秘书还有以下职责：
- 协助董事履行他们的法定职责。
- 处理股东与公司之间的通信。
- 允许股东、成员和其他人员查看合法注册，除非法律禁止这么做。
- 确保公司履行义务和透明度。
- 作为董事会与股东之间的联络人。
- 担任公司的全部文秘工作的负责人，并看视公司的行政职能。
请注意，公司秘书的职责取决于雇佣合同，除此之外可能还会有一些额外的职责。而且，专业资格和经验对于确定公司秘书的责任非常重要。
为什么公司秘书对公司这么重要？
新加坡金融管理局通过其公司治理准则指出，公司必须明确界定秘书的角色。 因此，秘书有责任确保遵守法规，并出席所有董事会议，就管理事宜向董事会提供意见。
后记
委任公司秘书，是在新加坡设立公司的重要一步。公司设立时，必须委任一名公司秘书，因为秘书的职位在任何时候都不得空置六个月以上。如果您选择与专业服务公司协助您设立公司，该服务公司通常会任命一名员工担任公司秘书。有鉴于此，选择一家值得信赖、可靠的服务公司是非常重要的。如果您需要协助，为您的公司任命公司秘书，可以联系我们。
